准时化采购在 ERP 中的实施研究

苏水清 06 工业工程 200630661309

摘要：

本文详细介绍了准时化采购的思想与模式，并将其与传统的采购模式进行对比，同时也描述了目前在 ERP 环境下的准时化采购情况以及论述基于 准时化 模式 ERP 采购管理子系统总体设计。

关键词：准时化采购 ERP

1 引言

随着中国在世界制造业中心地位的逐步确立，实施 ERP 无疑已经成为众多制造企业提升经营管理效率的第一选择。特别在汽车行业中，其 内涵丰富的价值链，差异化的客户需求，定制化生产，剧烈的竞争，使得国内汽车制造企业必须借助一套行而有效的方案来更加有效的配置价值链上的各项资源，使其发挥最大的效能，保证企业的竞争力。所以目前 85% 以上的汽车制造企业都相继选用了 ERP 系统。

企业资源计划 (ERP) 系统 主要是在企业供应链层面的管理 , 而物资采购作为企业生产经营活动的第一环节对企业更是尤为重要，因此制订科学的采购计划对采购作业进行最大限度的优化 ， 使得企业用最低的采购成本保证生产活动正常进行 ， 对于企业最大限度地获得利润 , 提高自身的市场竞争力都有着十分重要的意义。

目前在汽车制造行业中，为了应对市场需求变化，需要改变为库存而生产的模式，实行 JIT 生产，相应的采购也由为补货采购转变为 JIT 采购。 JIT 采购又称为准时化采购 , 它是由准时化生产 (Just In Time ， JIT) 管理思想演变而来的。目前它作为一种先进的采购模式越来越受到人们的关注，然而，实施 JlT 采购对企业的基础工作、人员素质、管理水平等要求较高 , 实施风险较大，这需要 利用 ERP 系统对采购业务进行实时分析，根据需求灵活配置智能高效的采购平台，实现产品开发过程的高效协作，从而实现准时化采购。

2 准时采购方式的思想与模式

准时化采购是一种完全以满足需求为依据的采购方法。它的基本思想是 ： 它对采购的要求，就是供应商将合适的数量、在合适的时间、将合适的品种送到用户需求的地点。它以需求为依据，改造传统采购过程和采购方式，使它们完全适合于需求的品种、需求的时间和需求的数量，做到既响应需求的变化，又使得制造企业的库存趋近零库存。

准时化采购设置了一个最高标准，一种极限目标，以及原材料和外购件的库存向零库存为零，缺陷为零。当然，为了尽可能地实现这样的目标，准时化采购模式精简了采购作业流程，减少了浪费，极大地提高了工作效率，是一种比较科学、比较理想的物资采购方式。

在汽车制造企业实际运行中，准时化采购以订单驱动，通过“看板”采用拉动方式，将供、产、销紧密地衔接起来（如图 1 所示），从而达到物资储备，成本库存和在制品大为减少， 提高生产效率，这是一种比较科学、比较理想的采购模式。

图 1

而 准时化 采购作为一种先进的采购方式 ，并且能够在 ERP 系统的支持下， 既能保证物资的供应 , 又能使库存量压缩到最小限度甚至是零库存。两种采购模式如图 2 、图 3 所示。

在传统的采购模式下 , 供应商根据制造企业下的采购定单才能安排生产。在这个过程中 , 制造企业需要不断对供应商进行跟踪。 供应商在产品生产后必须进行质量检验 , 然后储存在自己的成品库 ， 然后再发货到制造企业。制造企业在接到货物后 ，入厂之库 还要进行一次检验 ， 等生产有需用时 。 再发料到生产部门。而在 准时化 采购模式下 , 制造企业和供应商是合作伙伴关系 ， 供应商是经过资格认证的 ， 质量和信用是可靠的。质量标准经过双方事先协议 ， 由供应商方完全负责保证 ，这样就 不需要两次检验。另外，在企业实施 ERP 系统的条件下，信息畅通和集成 ，在制造企业 生产需要时 , 才把供方的产品直接发货到需方的生产线 ，并进行结算。

由此可见，准时化采购模式的采用大大缩减了采购的过程 , 节省了大量的时间、精力和资金 , 提高了企业的竞争力。两种采购方式各自的特点如表 1 所示 :

表 1 准时化 采购与传统采购方式的区别

通过对比 , 可以看出 准时化 采购模式相对于传统采购模式具有以下优点：

1 ）供应商同采购方建立了长期战略合作伙伴关系 ， 双方基于以前签订的长期协议进行订单的下达和跟踪 ， 不需要进行再次询价报价的过程。这样可以减少企业与供应商的交易成本。

2 ） 在 ERP 同步实施供应链计划的协调下 ， 制造计划、采购计划、供应计划能够同步进行 ， 缩短了用户响应时间。

3 ）采购物资直接进入制造部门 , 减少了采购部门的库存占用和相关费用。

4 ）进行了企业和供应商之间的外部协同 , 提高了供应商的应变能力。

5 ）准时采购方式降低牛鞭效应的作用。

不过尽管实行 准时化 采购有很多优点 ， 效益非常好 ， 操作也非常简单 ， 但对企业管理基础和信息化建设基础要求较高。因 此 ， 国内许多企业尚未采用。 但是作为一种先进的采购方法 ， 由于能为企业带来显著的经济效益 ， 推广和应用已是国内企业发展的必然需要和大势所趋。

3.ERP 环境下的准时化采购管理

许多汽车制造企业为了保证本身 JIT 生产的节奏 , 从整体上组织原材料、零部件、燃料、辅助材料等都要求实行准时化采购活动 ，因为 这对企业 JIT 生产的正常、高效进行起着重要的作用。企业采购不仅是一个保证供应的目标 , 而且还处在最低成本高效率并以最少消耗、最大的保证来组织供应物流活动 ， 企业的准时化采购内容包括选择供应商、仓库、运输方式、物流信息等 , 涉及到订货、采购、入库等业务程序。因此 , 提升企业的采购管理水平 ， 将对企业能否实现准时化采购准时化生产有重大意义。

而 ERP 是一个集组织模型、企业规范和信息技术、实施方法为一体的综合管理应用系统 ; 使得企业的管理核心变为“在最佳的时间和地点，获得企业最大的利润” ; 真正具有智能化的管理控制系统 ; 能够适应互联网，可以支持跨平台、多组织的应用，并和电子商务的应用具有广泛的数据、业务逻辑接口。通俗地说，企业资源计划系统，也即通常所说的 ERP ，指的是以信息技术为基础，以系统化的管理思想为指导，整合企业内部资源，实现各项资源间的共享及协同，从而令业务流程完美对接，提高管理的效率，降低交易成本，提升业务的精确度，最终提升企业利润。

ERP 的主要宗旨是综合企业的各方面资源， . 比如 : 人力、物料、资金、信息、设备、时间和方法等充分地合理调配，平衡各处需求，使原有企业内部分散、孤立的“信息化孤岛”通过 Intemet/Extrane/Intranet 技术紧密连接到一起，实现由相对封闭走向开放的企业运行方式，信息处理时机由事后转为适时，管理方式由传统转向现代。因此， ERP 系统在为企业管理者提供了整个供应链上的信息之时，也为采购打开了一条绿色通道使得采购所需的信息在这条道路上畅通无阻，它通过对材料及产能的有效计划控制，来保证采购时间。

在 ERP 环境下的供应链中，采购部门对整个采购过程进行组织、控制、协调，而 ERP 系统建立生产管理、销售、采购、财务等共享的信息系统来实现企业内部的资源整合，做到内部协同。在此基础上，采购部门将供应商带到这个平台上，建立内外协同。在这种情况下，如果销售情况发生变化，通过汽车制造企业同供应商之间的这个协同平台就能够快速地通知生产制造部门和采购部门，使他们能够迅速进行生产和备料的调整，同时，最新的物料需求信息可以在第一时间被发送给供应商，使供应商能够进行相应的送货、生产、备料的调整，从而避免盲目生产导致的库存积压。依赖信息系统，供应商的新产品能及时出现在系统的产品目录中，企业可以通过自身的系统或者网络直接向供应商订货，从而实现准时化采购。所以在 ERP 环境下，企业进行实时分析，根据需求灵活配置智能高效的采购平台，使得企业采购部门以及其供应商可以对企业生产变化作出迅速反应，实现准时化采购。

不过虽然目前市场上的很多 EPR 软件都包含采购管理系统 ， 但这些系统大多都是对采购管理的事物性信息处理和业务模拟 ， 并没有把采购放到战略大角度 ， 使得采购管理水平依然相对落后。 比如 ， 采购依然分散 ， 各部门之间责任不清 ， 各自为政 ， 缺乏协调 ， 责任难以落实 ； 最普遍的现象就是采购周期长，流程运行效率低 ， 购过程中各种抱怨和扯皮 ；很多时间消耗在内部协调 解释上采购人员没有时间来做市场分析与采购控制 。 因此在实施 ERP 的企业 ， 需要在 ERP 系统中结合一些先进的采购理念如准时化采购 ， 并运用先进的计算机技术 ， 经过加工处理 ， 提供决策支持 。

4 基于 准时化 模式 ERP 采购管理子系统总体设计

准时化的采购使采购业务流程朝着零缺陷、零库存、零交货期的期望方向发展 ， 增强了供应链的柔性和敏捷性。然而 ， 目前所开发 ERP 系统是面向多用户的 ， 而各企业的管理水平又参差不齐 ； 另外，对大部分产品制造企业来说 ， 生产某种产品需要大量外购的原材料、零件、标准件、成品与之配套 ， 涉及的品种上百种乃至上千种 ， 如果不分轻重全部实施 准时化 采购会带来很多困难 ， 增加工作的复杂性 ， 增加了配套的风险概率 , 没有必要全部实施 准时化 采购 ， 要分别对待。出于上述考虑 , 企业不能完全照搬先进的管理方法 , 而是结合企业实际情况 ， 采取准时化采购方式与传统采购方式相结合 ， 制定出能同时支持传统采购和 准时化 采购两种方式的合理的 ERP 采购管理子系统实施方案 ， 分步骤分阶段地实现企业管理水平的提高 。

因此 ， 企业在实施 准时化 采购过程中 ， 要有针对性的、根据具体情况制定合理的采购策略 ， 才能达到事半功倍的效果 ， 早日为企业创造经济效益 ， 提高企业的竞争能力。

本文设计的模型（如图 4 ）将采购路线分为两条即 ： 传统采购和 JIT 采购。 其中实线所示为传统采购路线 , 虚线所示为 准时化 采购路线。用户可以在物料的综合属性设置窗口准时化应用 ABC 分类方法将物料分为 A 、 B 、 C 三等 ， 重点对 A 类物质实施 准时化 采购 , 实现“零库存 ” 。对 BC 类物资仍可采取传统的库存控制方法 , 可以有效地降低库存水平。待形成良好的内外部条件后 , 再扩大 准时化 采购实施对象的范围。

1 ） 采购路线的具体实现

本 ERP 子系统采购系统在申购、采购以及收料等多处设计了分支结构 , 以便用户根据自己的实际情况进行选择操作。

首先 , 在申购单建立部分 ， 系统提供了三种并行的方式来进行申购作业 , 用户可以通过系统管理模块的权限设置窗口根据企业的实际情况赋给相应部门权限 ， 而后由该部门发出请购作业生成申购单。例如 ：在准时化 采购模式中 , 用户可以根据生产单和产品 BOM 表由生产部门在生产单需求检视窗口自动产生数据并转申购生成申购单。

另外 , 为实现企业灵活采购的目的 , 系统亦提供了手动建立申购单的功能以满足特殊情况的请购作业。 以上申购方式保证了物料需求量的完整性和实时性 , 是订单生产式企业保证交货期、控制成本的重要手段。

其次 , 在采购单建立部分同样有两种方式 : 手动、自 动。 一般情况下 , 用户 可根据所要采购物料的 ABC 分类来确定将申购单转采购还是转询价 , 例如 : 若所采购的物料是 A 类 , 说明该物料的采购方式是 JIT 采购 , 此时 , 直接将申购单转采购生成采购单。 当然 , 在工厂中难免有特殊情况发生发生。 如果这时还要按照 “ 请购 — 订购 ” 程序一步步做 , 则效率会很低。 因此 , 应允许采购员直接开立采购单进行紧急采购。

最后 , 在收料部分 , 系统同样提供了两种方式 , 对于传统方式采购的物料 , 在供应商将物料送达后 , 用户需进行收料作业、 IQC 检验、入库或退货作业以及生产领料作业 ; 而在 JIT 采购方式中 , 所订购产品的质量完全由供方付责 , 需方不需进行收料、检验、入库、领料等不必要的环节 , 而由供应商直接将物料送达生产线。

2 ） 供应商管理设计

准时化 采购最突出的特点是在供应商的选择上。 可以说 ， 能否选择到合格的供应商是 准时化 采购能否成功实施的关键。 在 准时化 采购模式中 ， 由于供应商和用户是长期的合作关系 , 供应商的合作能力将影响到企业长期经济利益 。 因此 ， 对供应商的要求就比较高。

在选择供应商时 ， 需要对供应商按照一定标准进行综合评价 ， 这些标准应包括产品 质量、交货期、价格、技术能力、应变能力、批量柔性、交货期与价格的均衡、价格与批量的均衡、地理位置等 , 而不象传统采购那样主要依靠价格标准。另外，采购管理子系统可以在多处设置了查询、分析、预测、统计功能 , 已方便用户进行查询、分析、预测、统计作业。

在 ERP 系统设置时候，可以在基本资料建立中设置了供应商资料建立和物料厂商资料维护窗口 ， 用户可以在这里对供应商的资料进行维护 ， 并按照一定的标准对其进行评价。用户还可以设置供应商的等级 ， 以便将 准时化 采购的供应商与传统采购的供应商区分管理 ； 另外 ， 用户可以通过供应商综合查询和厂商进料统计表窗口 对供应商及其进料信息进行多个角度的查询 , 从而加强管理。 另外 用户可以根据实际情况在 ERP 系统中设置多个并设置选择，这样在实际操作过程可以根据实际情况选择采购路线 ， 实现了将传统采购模式和 准时化 采购模式完美结合。

5 结论与展望

采购管理是企业现代化管理中的一项重要内容，而准时化采购管理在企业中的地位也在不断地加强，而且对很多行业是一个发展趋势。 ERP 是集现代化管理思想于一身的企业资源计划软件，蕴含着丰富而先进的管理思想。因此，将二者进行有效的结合， 建立一套与时俱进的专业的采购管理信息系统，对企业来说将 具有非常实际的意义。

参考文献：

[1] 马士华，林勇，陈志祥。供应链管理 [M]. 机械工业出版社

[2] 汪楠 论企业在 ERP 的运用中实现 JIT 生产管理方法 [J]. 理论界 2004.4

[3] 刘杰 ERP 环境下企业的采购协调管理体系研究 暨南大学 2008

[4] 刘大海 汽车配套企业供应链准时采购及库存问题研究 吉林大学 2008

[5] 窦兰 中国汽车制造业零部件采购管理研究 对外经济贸易大学 2007

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