ERP项目的导入、实施以及项目后的绩效评价

06 IE    刘琦

  摘要：

  在引进ERP系统时，企业经营者所要作的第一件事，是检查公司内部所有的相关业务流程，进行流程改造或企业流程再造(Business Process Reengineering BPR)。而根据企业性质、产业类别与规模类别，发现主从结构、信息系统的策略性重组，成为帮助企业开始导人ERP系统的重要因素。利用导入ERP系统，将企业内部各部门(包括财务、生产、物料管理、质量管理、销售与配拨、人力资源管理等，利用信息系统将他们连接在一起，实现跨越部门与地区，整合土作流程，组织内部人员在自身的权利范围内，通过网上查询系统得知各部门的相关信息。由于信息透明化与及时化，使得企业能够及时反应，将所有信息作为决策信息，及时监控并支持公司各项重大决策，以达到全面性的整体规划、快速应变与提高竞争能力的综合效果。

实施ERP项目可分为三个阶段分别是项目前阶段、项目阶段、项目后阶段。从阶段之间的关系看，项目前的可行性分析和系统选型直接影响使用质量和信息质量，较高的使用质量和信息质量能促进用户对系统的使用，而只有使用系统，才会产生对个人和组织的影响，进而实现商业利益。

在ERP项目实施过程中和过程后中一个很重要的环节就是如何科学、系统的对ERP项目的应用成果进行评价。通过、定量计算进行客观公正的评价，从不同角度揭示ERP应用状况。一个科学有效的评价方法将有利于ERP的推广应用和提高应用水平，推动企业信息化向更高、更深的层次发展。

关键词：ERP  导入  实施  项目后评价

正文：

ERP系统是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。它对企业的资源进行综合管理，ERP系统是对企业资源管理的真正实现。ERP系统能够实现制造管理、仓储管理、采购管理、销售管理，财务管理等，质量管理、设备管理、运输管理、数据采集接口、电子通信(如采用EDI、电子邮件等)、项目管理等功能。由于信息的透明化与及时性，使得企业能够及时反应，将所有信息作为决策信息，及时监控并支持公司的各项重大决策，以达到全面性的整体规划、快速应变与提高竞争能力的综合效果。因此ERP系统的本质是一个在线交易处理系统，与传统信息管理差别在于实时性与整合性。通过ERP系统，企业能够整合各部门产生的所有信息工作流程，统一企业内部信息处理程序，使分散在各企业的数据库能实时使用，所有营运信息只需在发生时制作一次。

  ERP对于一个公司来说是个大项目，不仅是投入大，经过业务流程改革和组织优化后企业也同样面临风险。因此有必要对ERP项目的实施做一个系统论证。而ERP项目的实施可以分以下三个部分

  下面就三个过程进行具体的分析评价

ERP系统的导入

  企业高层领导在导人ERP系统时的目的，主要是想利用新系统来解决目前公司的问题，包括降低库存、掌握及时的运营数据、缩短公司作业流程、流程改造、降低工人成本等。且该系统可以把客户需求和企业内部的制造活动、以及供应商的制造资源整合在一起，形成企业一个完整的供应链，并对供应链上所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务管理、人事管理、实验室管理、项目管理、配方管理等进行有效管理，使得ERP系统更加流行。但是，ERP系统并不是灵丹妙药，并且引进ERP系统的费用相当昂贵，一旦ERP系统导人失败，其所承担的成本费用将对企业本身造成一大冲击。

因此，企业在引进ERP系统时，企业经营者所要作的第一件事，必须是检查公司内部所有的相关作业流程，进行流程改造或企业流程再造。除此之外，还要衡量企业本身组织结构、信息科技的知识资源与基础建设及信息系统功能对企业的影响，进而讨论组织、信息科技与信息系统在导人ERP系统前所扮演的角色。

  由于系统不支持松散的组织结构，为此企业必须明确地界定整个组织结构和运营标准。因为，在执行新建立的ERP系统后，企业的组织结构就无法中途改变。所以，初期界定工作很非常重要。并且通过企业流程再造小组预期企业未来流程，讨论作业流程，对计算机系统配置的修改，使窗体达到一致化、流程简单化、组织机构扁平化。

企业流程再造改善了速度、质量、产品与服务，且以信息科技为中心，随着企业需求的改变而持续改善。企业流程再造与ERP在开始导人时，会导致变革的发生;并提出建构软件去支持企业流程的模块，成为企业流程再造的一部分。学者从实务案例中发现大部分的样本显示企业流程再造追随ERP系统。因此，大部分的企业显示结合企业流程再造与ERP系统能导致不同程度的整合。

  而ERP的核心管理思想是实现对整个供应链的有效管理，主要体现在以下三个方面:

1、体现对整个供应链资源进行管理的思想

现代企业的竞争已经不是单一企业与单一企业间的竞争，而是一个企业供应链与另一个企业的供应链之间的竞争，即企业不但要依靠自己的资源，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳人一个紧密的供应链中，才能在市场上获得竞争优势。ERP系统正是适应了这一市场竞争的需要，实现了对整个企业供应链的管理。

2、体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想

ERP系统支持混合型生产方式的管理，其管理思想表现在两各方面:其一是“精益生产”的思想，即企业把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳人生产体系，同他们建立起利益共享的合作伙伴关系，进而组成一个企业的供应链。其二是“敏捷制造”的思想。把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分，运用“同步工程”，组织生产，用最短的时间将新产品打人市场，时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性。

3、体现事先计划与事中控制的思想

ERP系统中的计划体系主要包括:主生产计划、物流需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。另一方面，ERP系统通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，在事务处理发生的同时会自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。

  ERP系统以供应链管理作为其核心管理思想，提供各具特色的管理模式。企业在准备购买和应用ERP系统之前，就应清楚地意识到即将应用的ERP系统将会对自己原有的管理思想与管理模式产生冲击。因此，ERP系统的应用是企业的一次管理革命，没有最高决策层的领导与推动，这场管理革命就不会在企业取得成功。从而也就不会达到ERP应用会降低企业库存和生产成本、缩短产品生产周期、提高产品质量和客户满意度、减少企业呆帐、实现对市场的快速反应等预期目标。

人们习惯上将ERP系统作为企业管理信息系统(MIS)对待，并把ERP系统在企业的应用作为一项技术工作处理。这是ERP系统应用的一个重大误区，也是导致ERP应用失败的一个重要原因。ERP系统的成功应用需要对企业业务处理流程进行根本性地思考与彻底地重新设计，去除冗余和无效的工作环节，并在此基础上调整企业组织结构，实现扁平化管理，提高管理效率和对客户的快速反应。人们习惯上要求ERP系统的功能适应原有手工业务处理流程与工作方式，而不考虑计算机信息处理技术的特点并发挥其先进性。不进行业务流程的ERP系统应用必然会导致IT“黑洞”的出现，这是ERP应用高失败率的必然结果。

ERP系统应用成功还需要提升企业员工的素质、转变工作方式、建立团队合作精神与协同工作意识。需要把企业转变为一个学习型组织，一个具有管理水平自我持续改善机制的组织。这不仅仅是对企业员工的一次性规范化培训，而需要长期在企业建立年度人力资源培训计划的保障。学习型组织与员工培训是构成企业文化的一个重要内容。另一方面，ERP不仅仅是管理手段，而是企业文化的一个重要组成部分。ERP对于企业，不仅仅是实现了信息处理的自动化，而是工作环境、工作方式的转变，信息交流与沟通的平等化，这些同样也是构成了企业文化的重要组成内容。

  由于组织分权的情形下，使得ERP系统的导入更加顺利并提高实施成效，而在分权与协调程度高时，企业内对于信息系统策略性的整合与规划能配合企业策略目标，达到企业目标，提升企业竞争力。此外，在进行企业流程再造的过程中，也因分权化与协调性，能提高企业流程再造的完善程度，由于鼓励各部门之间的沟通协调与信息的流通分享，使得企业流程再造能达到一定的效果，也为导入ERP系统作了充分的准备

  实施

  ERP狭义的实施概念是指从企业购买ERP软件之日起，到购买的模块正式开始运行或验收之日期间的全部活动。

广义的实施概念是指从企业正式提出需要引入ERP系统之日起，直到企业ERP管理系统正式运行并达到预定好的实施目标期间的全部活动。

ERP项目的实施可以分为3个阶段，即项目的前期阶段、项目的实施阶段和项目后阶段。

一、项目的前期工作即软件安装之前的阶段。这个阶段非常重要，关系到项目的成败，但往往为实际操作所忽视。这个阶段的工作主要包括:

1.领导层培训及ERP原理的培训。主要的培训对象是企业高层领导及今后ERP项目组人员，使他们掌握ERP的基本原理和管理思想。这

2企业诊断。由企业的高层领导和今后各项目组人员用ERP的思想对企业现行管理的业务流程和存在的问题进行评议和诊断，找出问题，寻求解决方案，用书面形式明确预期目标，并规定评价实现目标的标准。

3.需求分析，确定目标。企业在准备应用ERP系统之前，还需要进行立项分析，包括企业是不是到了该应用ERP系统的阶段等。

4.软件选型。在选型过程中，首先要弄清楚企业的需求，即先对企业本身的需求进行细致的分析和充分的调研;然后要弄清软件的管理思想和功能是否满足企业的需求。此外，还要了解实施的环境。这里的环境包括两个方面:外部环境、行业或企业的特殊要求。根

二、实施准备阶段

这一阶段要建立的项目组织和所需的一些静态数据，可以在选定软件之前就着手准备和设置。在这个准备阶段中，要作以下几项工作:

1、项目组织。ERP的实施是一个大型的系统工程，需要组织上的保证项目组织一般由三层组成，而每一层的组长都是上一层的成员，包括:①领导小组。②项目实施小组。主要的ERP项目实施工作是由他们来完成的。③业务小组。他们工作的好坏是ERP实施能否贯彻到基层的关键所在。同时他们的工作还包括对基层单位的培训工作。

2、数据准备。在运行ERP系统之前，要准备和录入一系列基础数据，故需要做大量分析研究的工作。包括一些产品、工艺、库存等信息，还包括了一些参数的设置，如系统安装调试所需信息、财务信息，需求信息等。

3、系统安装调试。在人员、基础数据已经准备好的基础上，就可以将系统安装到企业中了，并进行一系列的调试活动。

4、软件原型测试。这是对软件功能的原型测试.由于ERP系统是信息集成系统，所以在测试时，应当是全系统的测试，各个部门的人员都应该同时参与，这样才能理解各个数据、功能和流程之间相互的集成关系，找出不足的方面，提出解决企业管理问题的方案，以便接下来进行用户化或二次开发。

三、模拟运行及用户化

这一阶段的目标和相关的内容是:

1、模拟运行及用户化。在基本掌握软件功能的基础上，选择代表产品，将各种必要的数据录入系统，带着企业日常工作中经常遇到的问题，组织项目小组进行模拟，提出解决方案。

2、制定工作准则与工作规程。进行了一段时间的测试和模拟运行之后，针对实施中出现的问题，项目小组会提出一些相应的解决方案，在这个阶段就要将与之对应的工作准则与工作规程初步制定出来，并在以后的实践中不断完善。

3、验收。在完成必要的用户化的L作、进入现场运行之前还要经过企业最高领导的审批和验收通过，以确保ERP的实施质量。

四、切换运行

这要根据企业的条件来决定应采取的步骤，可以各模块平行一次性实施，也可以先实施一两个模块。在这个阶段，所有最终用户必须在自己的工作岗位上操作，处于真正应用状态。如果手工管理与系统还有短时并行，可作为一种应用模拟看待，但时间不宜过长。

五、新系统运行

一个新系统被应用到企业后，实施的工作其实并没有完全结束，而是将转入到业绩评价和下一步的后期支持阶段。这时有必要对系统实施的结果作一个小结和自我评价，以判断是否达到了最初的目标，从而在此基础上制定下一步的工作方向。

项目后的效益分析

一、定量的效益分析

    1、财务绩效的改进:

    1)降低库存量：由于ERP系统使用后，企业有了物料需求计划系统，可以使企业产生准确的需求计划，从而使企业可以在恰当的时间得到恰当的物料，这样可以使企业减少库存的保持量。根据大量的统计据表明，应用ERPP系统后，企业的库存量一般可以降低到20%-50%，降低库存资金占用15 % -40%，提高库存资金周转次数50 % -200 %,

2)降低库存管理费用：库存量降低还将导致库存管理费用的降低，其中包括仓库维护费用、管理人员费用、保险费用、物料损坏和失盗等等。

    3)增加企业利润：使用ERP系统后一般可以降低7%-12%的成本，增加5%-10%的利润。但它们还不能完全反映出ER.P应用后企业的真正面貌。而 ERP应用后给企业带来的无形效益往往对企业的影响才是更为深刻的。

    2、加强对供应商的管理

    ERP将供应商视为自己的联盟企业，通过采购计划法和协同商务与供应商建立长期稳定、双方受益的合作关系。通过对使用ERP系统的企业进行研究表明，使用ERP系统后企业的采购成本可以降低5%左右。

    3、提高企业内部管理水平

    1)提高直接劳动生产率：企业使用了ERP系统后，由于减少了生产过程中的物料短缺，从而减少了生产和装配过程中的中断，使直接劳动的生产率得到提高。有统计数据表明，生产线生产率平均提高5%-10%，装配线生率平均提高25%-40%。

    2)提高间接劳动生产率：ERP作为信息交换与传递的平台，可以减少重复性的劳动，提高办事效率和准确率.有资料表明ERP的使用一般可以使企业的间接劳动生产率提高25%

    3)减少加班：过多的加班会降低生产率，会降低生产的均衡性。应用了ERP系统后，可以提前做出能力需求计划，从而减少加班。一般ERP应用后可以减少50 %-90%的加班。

    4)计划与控制的准确率得到提高：一般ERP实施比较好的企业其计划与控制的准确率可以达到95%以上。

    4、提高客户服务水平

    要提高市场竞争力，既要有好的产品质量又要有高水平的客户服务。ERP系统作为计划控制和通讯的平台，使得市场销售和生产制造部门可以在决策级以及日常活动中有效地相互配合。从而可以缩短生产提前期，迅速响应客户需求，并按时交货，一般ERP系统运行较好的企业交货履约率都在90%以上.

二、定性的效益分析

    1、事物处理效率得到提高：由于采用计算机处理数据，数据的处理量和速度都大大提高。

    2、企业管理决策水平得到改善：由于信息共享，企业的决策有了及时的、全方位的数据依据，提高了企业的管理水平和决策水平，同时由于信息在企业内流动畅通，也提高了工程开发的效率，促进新产品开发。

    3、增强了员工的业务能力和业务水平:由于ERP种种培训和业务操作，业务人员的素质可以得到普遍提高，管理人员和业务人员有更多的时间投入到业务的研究中，从而也不断提高自身的业务水平。

    4、无形资产方面得到增值：企业管理更加规范，同时企业还可以取得一定的市场宣传效益，增加企业的商誉。

从中我们可以看到ERP应用的效益体现在多个方面，因此在计算ER.P的应用效益时我们就不能仅仅从传统的财务角度进行计算，而应该站在企业战略的高度来衡量ERP给企业带来的实际价值，从不同的角度科学的揭示ERP应用状况，这样才有利于企业提高应用水平、管理水平。

企业在要上ERP系统时，应该围绕ERP系统实施的这三个步骤进行紧密的论证和计划，不能只把眼光放在如何去应用ERP软件本身上。把ERP的实施当作是关乎企业生存的大项目来看，从计划ERP系统导入时的业务流程优化或重组、组织结构的优化、ERP系统的选型，到实施过程中的模拟运行和监控，再到项目后的绩效评价，这三个缺一不可环环紧扣的过程必须一直同仁的予以重视，从头到尾，善始善终，才能取得整个项目的成功。当企业把握好实施ERP项目的每一个环节，按照部署层层深入，ERP项目的成功并不是很遥远的事情。

参考文献：

1、《如何成功导入ERP》 何玉美.

2、《全球ERP产业现状与未来》 孟宪敏.

3、《ERP应用绩效评价基本思想》 金达仁

4、《ERP实施的项目管理》  施能自

5、《应用绩效评价体系及方法研究》   任国权

6、《ERP系统的评价方法闭》  长青等

8、《企业导入ERP系统绩效评价研究》  倪友伟

9、《面向实施全程的ERP评价指标体系建立研究》 杜锁房