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浅谈ERP系统之物料编码
华南理工大学工商管理学院 06工业工程陈俊

摘要：ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一身，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。物料主数据作为物料管理的核心基础，关系到企业各个部门的业务操作，是所有主数据中的重中之重。物料编码贯穿整个ERP系统,从产品结构BOM单,到采购、库存、生产、销售整个环节,是整个ERP的核心。物料编码是编码体系中最为重要也最为复杂的,它是数据库建立的基础。本文从物料编码，物料编码的功能，物料编码的原则，物料编码的方法，物料编码的开展步骤等方面进行论述，并指出，企业只有充分意识到物料编码对构建维护运行ERP的重要性，才能充分发挥ERP对企业的作用。
关键词：ERP；物料编码；基础数据

1. 引言
所谓ERP是英文Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简写。是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。
物料主数据作为物料管理的核心基础，关系到企业各个部门的业务操作，是各个部门保持正常运营的最基本的数据，物料的准确性，规范程度将决定系统能否顺畅运行，是所有主数据中的重中之重。一般将具有同一基本属性的物料主数据集合起来并归纳为同一物料类型，如成品，半成品，原材料，包装材料等，物料类型也可再按属性细分成物料组，如成品酒，可以按档次分A档酒，B档酒等。

2. 物料编码
2.1 物料编码
企业要形成一套合理的物料编码方案,首先得正确理解物料编码的含义,并且具备计算机的基础知识及了解ERP一些理念。
物料（material，item或part）是企业一切有形的采购、制造和销售对象的总称，如原材料、外购件、外协件、毛坯、零件、组合件、装配件、部件和产品等。物料通过它的基本属性、成本属性、计划属性和库存属性等来描述，通常用物料的编码（material code、item code或part code）来唯一标识物料。
物料编码是计算机系统对物料的惟一识别代码,它是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。可以这么理解,所谓的物料编码与超市中商品的条形码是一回事。我们在华联、沃尔玛等超市购买商品的时候,可以看到商品上都会有一个小的标签,上面除了有商品名称、单位、产地、单价以外,还有一个条形码。当我们到柜台结帐的时候,售货员会对条形码进行扫描,然后在短时间内计算出所采购商品的金额,以完成顾客的采购。
物料编码贯穿整个ERP系统,从产品结构BOM单,到采购、库存、生产、销售整个环节,是整个ERP的核心。物料编码是编码体系中最为重要也最为复杂的,它是数据库建立的基础。例如常见的物资编码规则如图1所示。

图1　物资编码规则

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、名称、规格或材质及其他有关事
项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要,但在物料多到数百种或数千、数万种以上的传统离散型工厂,物料编码就显得格外重要了。此时,物料的领发、验收,请购、盘点、储存等工作极为频繁,而借着物料编码,使各部门提高效率,各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。
2.2 物料编码的功能
物料编码的功能为:
（1）增强物料资料的正确性。物料的领发、验收、请购、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核,因此物料数据更加正确。
（2）提高物料管理的工作效率。物料既有系统的排列,以物料编码代替文字的记述,物料管理简便省事,效率因此提高。
（3）便于计算机管理。物料管理在物料编码推行彻底之后,方能进一步利用电脑作更有效的处理,以达到物料管理效果。
（4）降低物料库存、降低成本。物料编码利于物料库存量的控制,同时利于呆料的防止,并提高物料管理工作的效率,因此可减轻资金的积压,降低成本。
（5）防止物料舞弊事件之发生。物料一经编码后,物料记录正确而迅速,物料储存井然有序,可以减少舞弊事件之发生。
（6）便于物料的领用。库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
（7）便于压缩物料的品种、规格。对物料进行编码时，可以对某些性能相近或相同的物料进行统一、合并和简化，压缩物料的品种、规格。
2.3 物料编码的原则
物料编码的8个基本原则包括唯一性原则、正确性原则、分类性原则、扩展性原则、统一性原则、不可更改性原则、重用性原则和简单性原则。
（1）唯一性原则。一种物料只能有一个物料编码，不同的物料有不同的物料编码，不同的物料编码表示不同的物料。这是物料编码的最基本原则，也是物料编码必须遵循的原则。
（2）正确性原则。正确性原则表示物料编码应当科学、合理，既遵循信息编码的基本原理，又符合企业的实际情况；既满足企业自身的需要，又能满足企业合作伙伴的特殊要求。物料编码既要符合国家、行业的标准或规定，又应该尽可能地遵守国际通行的惯例。物料编码既不宜过长，也不宜过短，应该尽可能地做到长短适中。在许多情况下，物料编码应当采用折中的方式。
（3）分类性原则。对于那些种类繁多的物料的编码，应该遵循分类性原则。该原则要求物料按照规定的标准或规则划分成不同的类别，使得同一类物料的编码在某一方面具有相同或相近的性质，这样便于ERP系统的管理和检索。
（4）扩展性原则。随着企业的发展变化，企业中的物料也会随之发生变化。物料编码不能紧紧考虑企业当前的物料，还应该考虑企业未来发展的需要。物料编码应该有足够的编码资源，以便满足企业不断增长的物料需要。
（5）统一性原则。包括以下两方面含义：第一，企业的所有物料尽可能地采用统一的物料编码规则，相同的物料使用同一个编码，同一个编码表示同一种物料，避免发生一物多码或一码多物的现象。第二，整个企业，包括企业的各个分公司、各个职能部门，都是用统一的物料编码规则，以便企业内部之间的物料信息共享和物料调度。
（6）不可更改性原则。物料编码是企业数字化管理的基础，是ERP系统中各种数据和信息的最主要标识和特征，是企业最主要的规章制度之一。鉴于物料编码的重要性，物料编码确定之后一般不允许改变。如果频繁地修改物料编码规则，可能引起企业物料管理的混乱，最终导致整个企业经营处于无序状态。这是物料编码不可更改性原则的要求。
（7）重用特征性原则。为了避免同一种物料有不同的编码，物料编码应当采用特征值的方式。例如，在编码产品零部件、工装夹具时，不宜使用自然序号、产品所属号等方式，而应该依据零部件结构特征、工装夹具结构特征来编码，这样容易做到相同结构的零部件、工装夹具具有相同的编码，类似结构的零部件、工装夹具具有类似的编码，不同结构的零部件、工装夹具具有类似的编码。在这种方式下，当为某个新零部件、工装夹具编写编码时，很容易发现这种结构的零部件、工装夹具是否存在，从根本上解决一物多码、一码多物的现象。
（8）简单性原则。物料编码的最终目的是为了更好地管理物料。即使是使用计算机管理物料，这种管理方式也仍然缺少不了企业员工的参与。因此，物料编码不宜过于复杂，应该在满足其他原则的基础上，尽可能简单明了，使其容易识别和使用，这样可以避免物料编码为企业带来的剧烈动荡。
2.4 物料编码的方法
物料编码有以下三种常见的方法:
1．无意义编码
物料编码只是作为计算机识别物料的代号，本身并无任何含义，因此采用数字流水号进行编码。这个方法编码简单，易于扩充，不用记忆，使用方便。
如果企业内部技术管理非常规范，产品数据管理有标准流程控制，建立了完善的技术标准，有相当的技术积累，技术部门与业务部门之间产品数据能保持一致性，在这种情况下，物料编码可以采用无意义编码方法。比如，采用数字流水号对现有物料进行编码。为了管理的方便，可以采用等长的流水号，即所有的物料都用相同的流水号位数，一般用6位或8位数字即可。采用6位数字时，要注意第一个流水号从100001开始，而不从000001开始。
2．有意义编码
物料编码是人机共用的数据，通过编码计算机能够识别物料，通常更多的是业务人员在使用物料编码数据。为了便于业务部门使用，对编码赋予一定的含义，可以有效降低物料管理难度。同时，通过物料编码的规范管理，还可以简化管理流程，提高业务运作效率。
技术管理不规范是目前大多数企业的现实，由于没有流程控制，从研发到业务部门运用，产品数据信息失真，部门之间沟通困难。因此，很多企业希望通过物料编码规范和统一来达到部门之间信息共享的目的。但是，由于物料本身的属性和特征较多，每一种业务都有其特殊的属性，把握不当就会陷入无休止的物料编码分类和属性争论中。这是有意义编码痛遭诟病、推行困难的原因。有的企业花费了数月制定出来编码规则，在具体编码时还是要做较大调整。
3．实用性编码
结合有意义编码和无意义编码的优点，根据企业的实际需要进行编码。即以实用性为原则，不过分强调编码的有意义和无意义，灵活处理难于界定的物料分类。在编码时是有意义的，随着时间的推移，原来的规则和含义都会进行调整，有意义的物料编码就变得无意义。业务部门在使用物料编码时，并不关注编码本身的含义，关注的往往是编码对应的描述以及是否是所需要的物料。
实用性编码一般采用三段式编码规则，即大类、中类（小类）和流水号。把物料的主要属性进行大类划分，在大类里进行中类或者小类划分，非主要属性体现在流水号里。一般采用10位编码，按“334”或者“235”的方式处理（334即大类3位，中类3位，流水号4位; 235即大类2位，中类3位，流水号5位）。实用性编码一般采用数字，有时也用字母，几乎不用特殊符号。数字之间紧密相连，不用空格或符号分隔。
物料分类考虑物料的共性可以从不同的角度对物料进行分类。同一个、同一类物料，从技术、销售、计划、生产、采购、库存、财务和质量等方面进行分类，可以归入不同的类别。正因为这些划分往往存在相互重叠的可能，因此进行物料的类别划分是极为困难的。物料的分类既不能重叠，也不能遗漏，更不能存在歧义。
鉴于物料分类的多样性和复杂性，可以对一个公司内部的物料采用不同的编码规则。比如对原材料、半成品、产成品采用不同的分类规则，但要注意不同的分类切忌分类重码和编码重码。在能够清晰界定和分类的情况下，所有部门最好采用同样的编码规则。
2.5 物料编码工作的开展步骤
1．建立编码管理组织
数据是系统运行的基础，对数据进行编码管理，是数据管理工作的基本要求。大量的数据整理和筛选需要有一定的业务知识和技术含量，同时又是一件枯燥和烦琐的工作，因此需要专职人员进行专职工作，也需要专职部门进行专职管理。
建议建立以工程技术人员为主、业务人员共同参与的编码小组，明确部门职能和岗位职责，有效推进编码工作。同时，制定与项目阶段匹配的数据编码工作计划，按照计划进行工作考核和监督改进。
2．建立编码管理规范
要建立数据管理规范来指导数据管理工作。静态数据有物料编码、产品结构、工艺路线、科目表、供应商和客户信息等。这些数据必须有相应的管理规范进行管理，数据的新增、修改、删除、查询等操作必须有相应的流程控制。动态数据如采购订单、销售订单、生产订单、库存初始化数据等也需要制定相应的规则，用来规范数据的收集策略和管理流程，规定系统切换期间的数据操作。
3．收集加工系统数据
现有数据通常分散存放于各个业务系统中，比如PDM、SPC、财务和物流系统等，这些数据相互交融，彼此独立，形成企业数据大杂烩。在进行物料编码时，要按照数据的相关性和重要性到相应系统中抽取数据，进行数据的加工处理。比如物料数据从PDM和物流系统中取数，同时要参考SPC和财务系统数据; 科目表要从财务系统中获取，供应商信息从物流系统读出。
另外，依据系统的编码规则进行数据的收集、整理和加工时，各个阶段的数据要采用版本进行标识，最终的数据进行归档控制，存放在安全的数据服务器上。
4．编码过程事务协调
即使制定了完整的工作流程和编码规范，工作过程也难免会出现一些例外情况，需要及时沟通和协调。不要怕出现问题，关键在于出了问题必须有人跟踪、协调和处理。在专家的指导下，实事求是、全面系统及时地处理出现的问题。

3. 总结

在ERP系统中，企业资源和基础数据的关系非常密切，甚至可以认为它们是一件事情的两个方面。企业资源通过基础数据的形式表现在ERP系统中，ERP系统对基础数据的各种加工处理过程实际上就是对相应的企业资源管理和配置的过程。
企业管理信息系统的基础与核心是信息资源的标准化、规范化管理。只有在此基础上才能建立和运行信息系统。基础数据是实施ERP最基础最关键的环节,人们常说ERP项目成功的关键是“三分技术,七分管理,十二分数据”,基础数据的重要性可见一斑。
企业只有充分意识到物料编码对构建维护运行ERP的重要性，才能充分发挥ERP对企业的作用。

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